SECONDA FASE| _CONDUZIONE

Ciò che è stato precedentemente pianificato deve essere tradotto in prassi operativa. Rientrano nella conduzione dell'immobile il variegato insieme di attività che vengono quotidianamente espletate per assicurare la funzionalità dell'edificio e degli impianti, per l'elaborazione e la conservazione dei documenti contabili, per il rispetto degli adempimenti fiscali e normativi, etc. Per raggiungere questi obiettivi oltre all'esecuzione delle attività e delle procedure programmate inevitabilmente dovranno essere governati anche eventi imprevisti che obbligheranno a modificare in itinere i piani di gestione. L'esperienza insegna che un grado eccessivo di controllo in questa fase del processo di gestione determina spesso ritardi, rallentamenti, talvolta la paralisi totale delle procedure operative: se nelle fasi di verifica e pianificazione è necessario che i condomini siano partecipi ed esercitino un'incisiva azione di vigilanza e d'indirizzo, nell'operatività quotidiana l'amministratore dell'immobile deve essere messo nella condizione di agire con tempestività senza interferenze o duplicazioni decisionali. L'amministratore deve garantire trasparenza e tracciabilità documentale, ma nei limiti del mandato conferito deve poter operare con efficacia per la piu' rapida risoluzione dei problemi e la migliore allocazione delle risorse disponibili. Soltanto una è la misura del buon governo: il conseguimento degli obiettvi prefissati. In un processo gestionale efficiente l'amministrazione deve essere giudicata sulla base dei risultati conseguiti, e i migliori risultati si ottengono quando si riesce a coniugare la massima libertà di iniziativa nella prassi gestionale con il massimo rigore di giudizio nelle procedure di verifca. Al termine del mandato conferito l'amministratore redige una Relazione finale (RF) e, quando necessario, dei rapporti periodici a scadenze intermedie preventivamente definite. La RF è un documento di sintesi in cui vengono illustrati i risultati conseguiti mettendoli in rapporto con gli obiettivi prefissati e con lo storico dei risultati delle precedenti gestioni. Nella RF trovano posto tutte le informazioni che l'amministrazione ritiene utili per contestualizzare i risultati conseguiti e fare chiarezza sugli elementi che possono aver inciso sull'esito della gestione: andamento dei prezzi, criticità o benefici imprevisti, rapporto tra le parti, etc. Una RF correttamente redatta mette in evidenza punti di forza e di debolezza dell'immobile, i fattori di rischio che devono essere monitorati e le prospettive di miglioramento per l'esercizio successivo. La RF viene accompagnata da un Rendiconto di gestione (RdC), un documento analitico in cui viene data evidenza contabile a tutte le attività che hanno generato una moviementazione di denaro e attraverso cui si misura la consistenza patrimoniale del condominio come insieme dei crediti, dei debiti e della disponibilità di cassa. Un RdC ben redatto consente di avere un quadro chiaro ed immediato della “storia”  patrimoniale dell'immobile, fornisce un'esaustiva descrizione di tutte le entrare e di tutti capitoli di spesa, e consente di ricostruire con controlli e verifiche incrociati, la correttezza di tutte le operazioni effettuate. Per l'importanza che riveste, la precisione e la completezza con cui viene redatto il RdC devono essere considerati fondamentali elementi di valutazione per misurare l'affidabilità e la competenza dell'amministrazione.